Adatkezelési tájékoztató
Ügyfél-nyilvántartási és CRM rendszer
Hatályos: 2025. január 1-től
Adatkezelő: GMZ Group Korlátolt Felelősségű Társaság
Székhely: 2724, Újlengyel, Nyári Pál utca 15.
E-mail: kapcsolat@klimaplusz.hu
Weboldal: www.klimaplusz.hu
1. Az adatkezelés célja
A GMZ Group Kft. (a továbbiakban: Adatkezelő) az ügyfél-kapcsolati és CRM rendszerében az alábbi célokból kezel személyes adatokat:
- ajánlatadás, szerződéskötés előkészítése és lebonyolítása,
- klímarendszerek telepítésével, karbantartásával, garanciális szervizével kapcsolatos ügyintézés,
- a megrendelőkkel való kapcsolattartás,
- számlázás és pénzügyi nyilvántartás,
- garancia- és szavatossági kötelezettségek teljesítése,
- SOS asszisztencia és karbantartási emlékeztetők kezelése,
- ügyfél-elégedettség mérése.
2. A kezelt személyes adatok köre
Az Adatkezelő az alábbi adatokat rögzítheti a CRM rendszerben:
| Adatkategória | Példa |
|---|---|
| Azonosító adatok | Név, születési dátum |
| Elérhetőségek | E-mail cím, telefonszám |
| Lakcím / helyszín | Telepítési cím, számlázási cím |
| Pénzügyi adatok | Fizetési mód, részletfizetési konstrukció |
| Szerződéses adatok | Megrendelt termék, telepítés időpontja, ár |
| Garanciális adatok | Berendezés típusa, gyártási szám, beüzemelés dátuma |
| Kommunikáció | Levelek, telefonhívások feljegyzései, panaszok |
3. Az adatkezelés jogalapja
Az adatkezelés az alábbi jogalapokon nyugszik (GDPR 6. cikk):
- Szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)): az ügyfél megrendelésének teljesítéséhez szükséges adatkezelés.
- Jogi kötelezettség teljesítése (6. cikk (1) c)): számlázás, adóügyi nyilvántartás.
- Jogos érdek (6. cikk (1) f)): garanciális nyilvántartás, ügyfélszolgálat, panaszkezelés.
- Hozzájárulás (6. cikk (1) a)): marketing célú megkeresések, hírlevél küldése (külön, önkéntes hozzájárulás esetén).
4. Az adatmegőrzés időtartama
| Adattípus | Megőrzési idő |
|---|---|
| Szerződéses és számlázási adatok | A jogviszony megszűnésétől számított 8 év (Számviteli tv.) |
| Garanciális nyilvántartás | A garancia lejártától számított 3 év |
| Ajánlatkérések (szerződés nélkül) | 1 év az ajánlat kiállításától |
| Marketing hozzájárulás | A hozzájárulás visszavonásáig |
5. Az adatok továbbítása, hozzáférők
A CRM rendszerben tárolt adatokhoz kizárólag az Adatkezelő erre feljogosított munkatársai férhetnek hozzá. Az adatok harmadik félnek csak az alábbi esetekben kerülnek továbbításra:
- törvényi kötelezettség (pl. hatósági megkeresés),
- számlázási feladatokhoz igénybe vett könyvelő/adatfeldolgozó,
- szoftver- és tárhelyszolgáltatók (adatfeldolgozói minőségben, adatfeldolgozói szerződés alapján).
Az Adatkezelő személyes adatot harmadik országba nem továbbít.
6. Az érintett jogai
Az ügyfél az alábbi jogokkal élhet személyes adataival kapcsolatban:
- Hozzáférés joga: tájékoztatást kérhet arról, milyen adatokat kezelünk róla.
- Helyesbítés joga: kérheti a pontatlan adatok kijavítását.
- Törlés joga: kérheti adatai törlését, ha az adatkezelés jogalapja megszűnt.
- Adatkezelés korlátozásának joga: bizonyos esetekben kérheti az adatkezelés felfüggesztését.
- Tiltakozás joga: jogos érdeken alapuló adatkezelésnél tiltakozhat az adatkezelés ellen.
- Adathordozhatóság joga: kérheti adatai géppel olvasható formátumban való kiadását.
A jogok gyakorlásához kérjük, forduljon hozzánk: kapcsolat@klimaplusz.hu
7. Jogorvoslat
Amennyiben úgy ítéli meg, hogy adatai kezelése során jogai sérültek, panasszal fordulhat a felügyeleti hatósághoz:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu
Emellett az érintett bíróság előtt is érvényesítheti jogait.
8. Adatbiztonság
Az Adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel gondoskodik a személyes adatok védelméről, különös tekintettel a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, továbbítás vagy megsemmisítés megakadályozására. A CRM rendszerhez való hozzáférés jelszóval és jogosultságkezeléssel védett.